База знаний СамГМУ

Введите ключевое слово или воспользуйтесь навигацией.

Служебная записка на согласование

Видеоинструкция

Открыть видео в новой вкладке

Служебная записка на согласование используется в случаях, когда перед выполнением какого-либо действия необходимо получить согласование других подразделений или ответственных сотрудников.

Проще говоря, если вы планируете что-то сделать, но для этого требуется согласование с коллегами, руководителями или профильными службами, необходимо оформить служебную записку на согласование.

Например, такая записка может понадобиться:

  • перед закупкой оборудования, материалов или услуг;
  • при согласовании договора или другого документа;
  • при организации мероприятия;
  • при направлении сотрудников на обучение;
  • при изменении рабочих процессов;
  • при предоставлении доступа к информационным системам;
  • в других случаях, когда решение должны проверить или утвердить несколько подразделений.

Что происходит после подачи Служебной записки на согласование:

После отправки документ поступает на согласование указанным сотрудникам.

Каждый согласующий может:

  • согласовать документ;
  • вернуть его с замечаниями;
  • отказать в согласовании.

Если все необходимые согласования получены, вы сможете перейти к следующему этапу оформления документов или реализации согласованного решения.

Если кто-то из согласующих оставит замечания, документ потребуется доработать и отправить повторно.

Что важно подготовить заранее

Перед заполнением служебной записки рекомендуется подготовить:

  • краткое описание того, что необходимо согласовать;
  • обоснование, зачем это нужно;
  • документы, подтверждающие необходимость согласования (при наличии).

Это могут быть:

  • проекты договоров и расчеты;
  • коммерческие предложения;
  • скриншоты;
  • служебные документы;
  • другие материалы, которые помогут согласующим принять решение.

Порядок оформления:

1. Войдите в Личный кабинет
2. Откройте раздел «Создать документ»

image.png

Кнопка Создать новый документ → Служебная записка → Служебная записка на согласование → Укажите Адресата и Согласующих → Проверьте должность → Заполнить:

Group 989.png

3. Заполните форму

Ваши данные заполняются автоматически. Заполните текст служебной записки, прикрепите необходимые документы. После внесения всех данных, проверьте корректность и нажмите Отправить.

Group 994.png

Если были прикреплены документы, то в процессе формирования документа может появиться сообщение о статусе загрузки документов. Для завершения формирования документа, его необходимо закрыть, нажав на крестик.

После формирования, откроется PDF-версия заявления с цифровой подписью. Ознакомьтесь и закройте уведомление, нажав на крестик. Служебная записка подана.

Статус заявления изменится в вашем профиле в разделе «Мои документы».

Отслеживать статус подписания согласующими необходимо самостоятельно. В случае отсутствия подписи согласующего руководителя, документ не будет отправлен дальше по процедуре.

Важно помнить:

В служебной записке важно понятно и однозначно  написать, что именно необходимо согласовать и почему это нужно. Чем конкретнее описание, тем быстрее документ будет рассмотрен.

Перед отправкой проверьте, что выбраны все необходимые согласующие сотрудники и подразделения. Если кого-то не указать, процесс может затянуться.

Если для принятия решения нужны дополнительные материалы, обязательно приложите их к записке: расчёты, проекты документов, коммерческие предложения, скриншоты и другие подтверждающие материалы.

После отправки рекомендуется самостоятельно отслеживать статус документа в разделе «Мои документы». Если один из согласующих не рассмотрит записку, она не сможет перейти на следующий этап.

В случаях, когда согласование предусмотрено внутренними правилами университета, оформление служебной записки является обязательным этапом работы. Без необходимых согласований дальнейшее оформление документов может быть невозможно.

Документы и курсы:

Чтобы пройти обучение по этой теме, нажмите здесь